Lista de compra para la tarjeta única de campus: equipos, desglose de presupuesto y aceptación

En una licitación de tarjeta única de campus el riesgo no es pagar de más, sino dejar partidas fuera. La lista de equipos queda impecable y luego, en obra, resulta que nadie presupuestó el cableado, la emisión de tarjetas ni la interfaz con el sistema académico. Use esta lista para comparar línea a línea; las proporciones de presupuesto están al final.

Paso uno: decidir qué cubre esta fase

Los módulos habituales son: consumo en comedor, consumo en tienda o quiosco, control de acceso, presencia (personal y alumnado por separado), préstamo de biblioteca, control de agua (duchas y agua caliente), autobús escolar o aparcamiento y recarga (ventanilla, terminal de autoservicio o en línea).

Mi recomendación es elegir los dos o tres módulos imprescindibles de esta fase y dejar previstas las interfaces del resto. Arrancar los ocho a la vez dispara presupuesto y plazos, y el primer trimestre siempre es un periodo de ajuste: si el alcance es demasiado amplio, se queja todo el centro a la vez.

Lista de equipos por subsistema

· Centro de gestión: servidor o equipo en la nube, plataforma de tarjeta única, emisora de tarjetas, lector-grabador de sobremesa · Consumo: terminales de sobremesa o de pared, concentrador o switch, equipos de recarga (ventanilla atendida o autoservicio) · Control de acceso: controladoras, lectores, cerraduras eléctricas, pulsadores de salida y módulos de enlace con incendios · Control de agua: controladores de agua, electroválvulas o caudalímetros · Oficina de tarjetas: tarjetas (pedir 1,2 veces el censo) e impresora de credenciales

Cómo se reparte el presupuesto

En un centro de secundaria típico de 2000 alumnos las proporciones son aproximadamente: equipos 55 % a 65 %, plataforma de software 10 % a 15 %, tarjetas y emisión 8 % a 12 %, cableado y consumibles 8 % a 12 %, implantación, formación y soporte 5 % a 8 %.

Lo que más se subestima es el cableado y los consumibles. En edificios antiguos, rozas, tubos y bandejas cuestan a menudo más que los propios equipos, sobre todo si hay que abrir zanjas o llevar alimentación entre edificios. Exija que el instalador visite la obra antes de presupuestar y no acepte un precio cerrado por punto.

Seis parámetros que confirmar antes de comprar

· Censo y pico de concurrencia: decide el número de terminales, aproximadamente uno por cada 200 o 300 personas · Tipo y cantidad de tarjetas: ID, IC o CPU, pidiendo 1,2 veces el censo · Capacidad offline: cuántos registros se guardan sin red y si el límite y el número de consumos offline se pueden fijar por turno · Integración: si hay que conectar con sistemas académico, financiero o de biblioteca, quién aporta la interfaz y quién la paga · Alimentación y red en obra: si el comedor tiene puntos de red y si hay 220 V en cada puerta · Condiciones de soporte: años de garantía, tiempo de respuesta de repuestos y si la formación en obra está incluida

Tres trampas habituales

· Comparar el precio del equipo y no la capacidad de implantación. La parte difícil de una tarjeta única siempre está en obra: equipos baratos que nadie pone en marcha son chatarra · Ignorar el coste de la integración. El sistema académico suele ser de un tercero, la interfaz se cobra aparte y lleva tiempo; el contrato debe decir quién entrega qué y cuándo · No dejar margen de crecimiento. La fase uno es solo comedor, la fase dos quiere accesos y control de agua, y si la plataforma no es modular, la fase dos equivale a empezar de cero

Cuatro pruebas que hacer en la aceptación

· Prueba de punta: 30 minutos continuos a la hora de la comida, registrando tiempo de respuesta y operaciones fallidas por terminal · Simulacro de caída de red: desconecte el cable durante 30 minutos y compruebe después que los registros llegaron completos · Conciliación a tres bandas: registros del terminal, de la plataforma y del informe financiero línea a línea; la diferencia debe ser cero · Muestreo de tarjetas: elija 50 al azar y pruebe lectura y consumo para detectar fallos de impresión o grabación

En resumen

Con la lista no se olvida nada, pero lo que decide de verdad un proyecto de tarjeta única es la visita de obra previa y las pruebas de aceptación posteriores. Saque el cableado y la integración como partidas propias, acuérdelas y póngalas en el contrato: eso evita la mayor parte de los problemas.