Lista de compra para o cartão único de campus: equipamentos, composição do orçamento e aceitação
Em uma licitação de cartão único de campus, o risco não é pagar caro, e sim deixar itens de fora. A lista de equipamentos fica impecável e depois, na obra, descobre-se que ninguém orçou cabeamento, emissão de cartões nem a interface com o sistema acadêmico. Use esta lista para comparar linha a linha; as proporções de orçamento estão no fim.
Primeiro passo: definir o que esta fase cobre
Os módulos habituais são: consumo no refeitório, consumo na loja ou quiosque, controle de acesso, presença (funcionários e alunos separadamente), empréstimo de biblioteca, controle de água (chuveiros e água quente), ônibus escolar ou estacionamento e recarga (guichê, terminal de autoatendimento ou on-line).
Minha recomendação é escolher os dois ou três módulos essenciais desta fase e deixar previstas as interfaces dos demais. Lançar os oito de uma vez estoura orçamento e prazo, e o primeiro semestre é sempre um período de ajuste: se o escopo for amplo demais, todo o centro reclama ao mesmo tempo.
Lista de equipamentos por subsistema
· Centro de gestão: servidor ou host em nuvem, plataforma de cartão único, emissora de cartões, leitor-gravador de mesa · Consumo: terminais de mesa ou de parede, concentrador ou switch, equipamentos de recarga (guichê atendido ou autoatendimento) · Controle de acesso: controladoras, leitores, fechaduras elétricas, botões de saída e módulos de ligação com incêndio · Controle de água: controladores de água, eletroválvulas ou medidores de vazão · Setor de cartões: cartões (pedir 1,2 vez o total de pessoas) e impressora de credenciais
Como se divide o orçamento
Em uma escola de ensino médio típica de 2000 alunos as proporções ficam aproximadamente em: equipamentos 55% a 65%, plataforma de software 10% a 15%, cartões e emissão 8% a 12%, cabeamento e consumíveis 8% a 12%, implantação, treinamento e suporte 5% a 8%.
O que mais se subestima é cabeamento e consumíveis. Em prédios antigos, rasgos, eletrodutos e bandejas custam com frequência mais que os próprios equipamentos, sobretudo quando é preciso abrir valas ou levar alimentação entre prédios. Exija que o instalador visite a obra antes de orçar e não aceite preço fechado por ponto.
Seis parâmetros a confirmar antes de comprar
· Total de pessoas e pico de concorrência: define o número de terminais, cerca de um para cada 200 a 300 pessoas · Tipo e quantidade de cartões: ID, IC ou CPU, pedindo 1,2 vez o total de pessoas · Capacidade offline: quantos registros ficam guardados sem rede e se limite e número de consumos offline podem ser fixados por turno · Integração: se é preciso ligar aos sistemas acadêmico, financeiro ou de biblioteca, quem fornece a interface e quem paga · Alimentação e rede na obra: se o refeitório tem pontos de rede e se há 220 V em cada porta · Condições de suporte: anos de garantia, tempo de resposta de peças e se o treinamento em obra está incluído
Três armadilhas comuns
· Comparar preço do equipamento e não a capacidade de implantação. A parte difícil de um cartão único sempre está na obra: equipamento barato que ninguém coloca para funcionar é sucata · Ignorar o custo da integração. O sistema acadêmico costuma ser de terceiros, a interface é cobrada à parte e leva tempo; o contrato precisa dizer quem entrega o quê e quando · Não deixar margem de crescimento. A fase um é só refeitório, a fase dois quer acessos e controle de água, e se a plataforma não for modular a fase dois equivale a recomeçar do zero
Quatro testes na aceitação
· Teste de pico: 30 minutos contínuos na hora do almoço, registrando tempo de resposta e operações falhas por terminal · Simulado de queda de rede: tire o cabo por 30 minutos e confira depois se os registros chegaram completos · Conciliação em três vias: registros do terminal, da plataforma e do relatório financeiro, linha a linha; a diferença deve ser zero · Amostragem de cartões: escolha 50 ao acaso e teste leitura e consumo para detectar falhas de impressão ou gravação
Em resumo
Com a lista nada fica de fora, mas o que decide de verdade um projeto de cartão único é a visita de obra antes e os testes de aceitação depois. Tire cabeamento e integração como itens próprios, acorde-os e coloque-os no contrato: isso evita a maior parte dos problemas.